Профсреда #13
11 декабря, 14:36Ситуация
Марию Протопоповну вызвали в отдел кадров для подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. При ознакомлении с текстом документа, она обратила внимание на то, что в ее личном деле хранится копия ее паспорта. На вопрос Марии Протопоповны о цели хранения копии паспорта в личном деле, работник кадровой службы ответил: «На всякий случай». Однако, Мария Протопоповна с таким подходом не согласна. Она считает, что работодатель не вправе хранить копию паспорта работника в его личном деле? Так ли это?
Решение
При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность (ст. 65 Трудовой кодекс РФ).
Требование, а также возможность снятия копий паспорта, как и обязанности их хранения, трудовым законодательством не предусмотрены.
Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее - Закон № 152-ФЗ).
Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством.
Обработка персональных данных в рассматриваемом случае может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
Таким образом, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 Трудового кодекса РФ).
При этом на основании ч. 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) за обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, установленных ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрено предупреждение или штраф: на должностных лиц - от 5 тыс. до 10 тыс. руб.; на юридических лиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Таким образом, работодатель не вправе хранить копии паспорта работника в его личном деле. Хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность для работодателя и его должностных лиц, предусмотренную ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.